Finance Manual - Consolideren
Consolideren
Inleiding
Een holding-maatschappij is in veel gevallen verplicht om een geconsolideerd jaarverslag op te stellen. In Exact Financials een geconsolideerde balans en een geconsolideerde winst- en verliesrekening opstellen.
Procedure
Als u administraties in Exact Financials wilt consolideren, moet u de volgende stappen uitvoeren:
- Consolidatie-administratie aanmaken. Dit is de holding-administratie die de gegevens zal bevatten nadat de consolidatie is uitgevoerd.
- Consolidatie-wisselkoersen aanmaken. De bedragen in de consolidatie-administratie worden geboekt in de standaardvaluta van deze administratie. Er wordt een speciale set wisselkoersen gebruikt om deze bedragen te berekenen.
- Te consolideren administraties aanmaken. Geef aan welke administraties moeten worden geconsolideerd.
- Consolidatiegegevens exporteren. Te consolideren administraties die elders worden onderhouden, moeten door de respectievelijke dochtermaatschappijen worden geëxporteerd.
- Rekeningschema's en kostenplaatsen koppelen. Bedragen in te consolideren administraties worden overgeboekt naar grootboekrekeningen en kostenplaatsen in de consolidatie-administratie. U kunt de manier waarop bedragen worden overgeboekt vastleggen door rekeningen van de te consolideren administraties te koppelen aan rekeningen in de consolidatie-administratie. Hetzelfde geldt voor kostenplaatsen. Als u in plaats van rekeningen verdichtingen consolideert, worden de koppelingen automatisch tot stand gebracht.
- Administraties consolideren
- Consolidatie-overzichten gebruiken
Consolidatie op meer dan een niveau
Als de dochterbedrijven waarvan u de administraties moet consolideren, op hun beurt dochteradministraties te consolideren hebben, consolideert u eerst deze laatste administraties in uw dochteradministraties, en vervolgens deze dochteradministraties in uw holding-administratie. Maak verschillende administraties aan voor de holding en voor alle dochterbedrijven.
Naar de administratie waarin de consolidatie plaatsvindt wordt verwezen met 'de consolidatie administratie'. Naar de andere administraties wordt verwezen met 'dochteradministraties'. In de meeste gevallen zult u een nieuwe administratie moeten aanmaken. Voer de volgende stappen uit:
- Maak een nieuwe administratie aan.
- Maak de benodigde stamgegevens aan of importeer ze. Welke gegevens u nodig hebt, hangt af van het type consolidatie dat u gaat uitvoeren.
- Voor een consolidatie op subclassificatieniveau, is het nodig om classificaties en subclassificaties aan te maken of te importeren.
- Voor het consolideren op grootboekrekeningniveau, is het nodig om grootboekrekeningen aan te maken of te importeren.
- Naast een consolidatie op grootboekrekeningniveau, kunt u ook een consolidatie van kostenplaatsen uitvoeren. U dient dan ook kostenplaatsen aan te maken of te importeren.
- Als u de stamgegevens van een andere administratie kopieert, kopieer dan niet de kostendragers. Kostendragers kunnen niet gebruikt worden in een consolidatie administratie.
- Maak een memoriaal aan voor eventuele tegenboekingen en een grootboekrekening koersveranderingen.
- Nadat u een consolidatie administratie hebt aangemaakt, dient u het meteen als zodanig te definiëren in de instellingen [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen].
Geef aan welke administraties moeten worden geconsolideerd in [Bestand, Consolidatie, Stamgegevens, Onderhoud, Administraties].
Te consolideren administraties kunnen verschillende standaard valutacodes hebben. Alle bedragen zullen omgerekend worden naar de standaard valuta van de consolidatie-administratie. De koersen die hiervoor gebruikt worden, dienen ingevoerd te worden in de consolidatie-administratie [Bestand, Consolidatie, Consolideren administraties].
Als u consolideert op grootboekrekeningniveau, dient u alle rekeningen van de dochteradministraties te koppelen aan de consolidatie-administratie. Voor een consolidatie op verdichtingsniveau worden koppelingen automatisch uitgevoerd.
U koppelt het rekeningschema met [Bestand, Consolidatie, Stamgegevens, Onderhoud, Koppelen rekeningschema's]. U koppelt kostenplaatsen met [Bestand, Consolidatie, Stamgegevens, Onderhoud, Koppelen kostenplaatsen]. Aangezien deze functies grotendeels identiek zijn, wordt alleen [Bestand, Consolidatie, Stamgegevens, Onderhoud, Koppelen rekeningschema's] beschreven.
Kostenplaatsen koppelen
In Exact Finance kunt u ook kostenplaatsen koppelen. U bent hiertoe zelfs verplicht, wanneer aan beide hieronder genoemde voorwaarden is voldaan:
- In [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]. op tabblad 'Verwerken' is 'Kostenplaats' ingesteld op {Verplicht}.
- 'Kostenplaatsen consolideren' is ingeschakeld in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op het tabblad 'Algemeen'.
Is 'Kostenplaats' ingesteld op {Facultatief}, dan hoeven niet alle kostenplaatsen te worden gekoppeld. Het kan zijn dat hierdoor niet alle kostenplaatsgegevens bij de consolidatie worden gebruikt.
Als 'Consolideren kostenplaatsen' is uitgeschakeld, kunt u geen kostenplaatsen koppelen.
U voert een consolidatie uit als een of meer administraties moeten worden geconsolideerd, voor een enkel boekjaar en voor een traject van periodes. Alle debet- en credittotalen voor de geselecteerde perioden worden opgenomen in de consolidatie. U kunt het resultaat van de consolidatie controleren aan de hand van overzichten.
Als u te maken hebt met dochtermaatschappijen die op hun beurt administraties te consolideren hebben, consolideert u eerst deze laatste in de dochteradministraties, die u vervolgens weer consolideert in de holding-administratie. Maak aparte administraties aan voor de holding en voor alle dochtermaatschappijen.
Automatische koppelingen op verdichtingsniveau
Deze koppelingen worden automatisch tot stand gebracht als u nieuwe grootboekrekeningen aanmaakt. Het is aan te raden vergelijkbare verdichtingsstructuren te gebruiken, om problemen met de consistentie te vermijden. In de consolidatie-administratie wordt voor elke hoofdverdichting een grootboekrekening van zes posities aangemaakt.
- De eerste drie posities worden gevormd door de code van de hoofdverdichting voor de te consolideren administratie.
- De laatste drie posities worden gevormd door de code van de te consolideren administratie.
Voorbeeld
Hoofdverdichting 210 voor administratie 655 wordt grootboekrekening 210655 in de consolidatie-administratie. Op dezelfde manier wordt hoofdverdichting 210 in administratie 656 rekening 210656.
Automatische correcties tijdens de consolidatie
- Als een bepaald traject al eerder is geconsolideerd, wordt bij de uitvoering van het consolidatieproces gecontroleerd of er verschillen optreden. Zijn die er, dan wordt een correctiemutatie gegenereerd.
- Het is mogelijk dat voor de winst-en-verliesrekeningen en voor de balansrekeningen verschillende wisselkoersen worden gebruikt. Eventueel optredende koersverschillen worden geboekt in een aparte grootboekrekening, die u tijdens de consolidatie moet selecteren.
- Als u administraties voor de tweede maal consolideert, kunnen in de tussenliggende periode de consolidatiewisselkoersen zijn veranderd. In dat geval worden de koersverschillen rechtstreeks in de desbetreffende rekeningen verwerkt en niet in de rekening die is geselecteerd voor koersverschillen.
- Als de standaard valutacode van de consolidatie-administratie is gekoppeld aan de te consolideren administraties, zullen er geen koersverschillen optreden.
Zie ook:
[Bestand, Consolideren, Consolideren administraties]
Consolidatiegegevens verwijderen
De gegevens van de administraties waarvoor over een bepaalde periode een consolidatie is uitgevoerd, kunt u verwijderen. Dit kan noodzakelijk zijn als in [Bestand, Consolideren, Stamgegevens, Onderhoud, Administraties] een onjuist deelnemingspercentage is opgegeven. U kunt dan de gegevens van de desbetreffende administratie verwijderen [Bestand, Consolidatie, Verwijderen consolidatiegegevens, Verwijder consolidatiegegevens], het deelnemingspercentage wijzigen en de consolidatie opnieuw uitvoeren.
Als u een consolidatie hebt uitgevoerd, kunt u de resultaten bekijken via een aantal overzichten, die hieronder worden toegelicht.
Overzichten van grootboekrekeningen of verdichtingen
Aangezien deze overzichten grotendeels identiek zijn, worden alleen de grootboekrekeningoverzichten beschreven.
- [Bestand, Consolidatie, Overzichten, Overzicht per gecons. administratie]
U kunt in deze overzichten de mutaties van de geconsolideerde administraties opvragen. Deze overzichten komen goed van pas als u de situatie van elke dochtermaatschappij wilt evalueren.
- [Bestand, Consolidatie, Overzichten, Balansen per gecons. Administratie*]
Dit overzicht toont de periodecijfers voor alle geselecteerde rekeningen. U kunt de balans van een bepaalde administratie bekijken in [Proef- en saldibalans], [Balans / W&V], [Verdichte balans] of [Uitgebreide balans].
Finance Manual > Inhoud > Consolideren
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Online help main |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
06.841.446 |
| Assortment: |
Exact Financials (v3)
|
Date: |
06-11-2007 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |